Pour apporter des réponses, sans doute incomplètes aux questions que beaucoup semblent se poser sur l’AG constitutive de leur immeuble, voici quelques infos valables quel que soit votre promoteur. A ce titre je vous rappelle que vous avez accès en tant que membres au « forum général des résidences » dans lequel se trouve un sous-forum « syndic ». Ce forum est dédié aux discussions générales sur les syndics pour les discussions plus spécifiques, vous pouvez vous exprimer dans le forum dédié à votre promoteur.

Mise en place préalable:

• Émargement de la feuille de présence.
• Vérification des mandats pour les propriétaires représentés et émargement des mandataires.
• Constat que le quorum de 50% minimum est atteint (50% des 1/10.000èmes, pas du nombre de copros) et que l’AG peut avoir lieu. En cas contraire l’AG devra être reconvoquée peu après. À cette 2ème convocation, plus question de quorum.

Avec une soixantaine de copros par immeuble, ces formalités indispensables prennent beaucoup de temps ! arrivez donc un peu avant l'heure pour consacrer le maximum du temps de l’AG (2 à 3h) aux questions qui méritent discussion. Il est important aussi qu’un maximum de copropriétaires soient présents –ou représentés- pour cette AG qui constitue la mise en place, le début de la copropriété.

2/ Avant encore de commencer l'examen de l'ordre du jour.

• Désignation du secrétaire. Il a pour mission de rédiger le PV de l’AG. Dans une AG ordinaire annuelle c’est en général le syndic qui assure cette tâche (simple usage, pas une règle !).
• Désignation du président de séance et de 2 scrutateurs : ils veillent au bon déroulement de l’AG, à l’examen de tous les points de l’OJ etc… ET ils devront signer/valider le PV de l’AG avant sa diffusion.
(Dans une AG ordinaire, le syndic/secrétaire rédige le PV au fur et à mesure et la signature peut intervenir quelques minutes après la fin de l’AG. S’agissant d’une AG constitutive, nous ne savons pas si cela pourra être le cas).
Après la diffusion du PV tout copropriétaire (même absent à l’AG) dispose d’un délai de 2 mois pour contester les décisions prises. La conséquence directe est que, sauf situation d’urgence bien sûr, aucune des décisions prises ne peut être appliquée avant expiration de ce délai.

[blockquote">Note : Il n’est pas souhaitable de laisser le syndic provisoire assurer la présidence de l’AG (il serait juge et partie ; de plus, il quittera peut-être la séance si les copropriétaires décident de ne pas le choisir comme 1er "vrai" syndic) Donc avis aux volontaires pour ces responsabilités. Ceux qui ont l’habitude de mener des réunions, sont tout désignés.(Dans le cas de Mahattan, c’est le promoteur Cogedim qui lui-même assure la fonction de syndic provisoire)[/blockquote">

3/ Examen de l'ordre du jour:

Ces premières formalités accomplies, l’AG commencera à examiner les points de l’OJ. Dans une AG "ordinaire annuelle" il ya toute une série de questions réglementaires préliminaires. Pour l’AG constitutive un certain nombre d’entre elles n’est pas à l’OJ, approbation des comptes de l’année précédente, quitus au syndic par exemple.

On examine ensuite les points les plus importants de l’OJ:

• la désignation du syndic (Cogedim en propose 3, certaines copropriétés ont réussi à faire ajouter un outsider de leur choix) en remplacement du syndic provisoire.
• la désignation du conseil syndical (3 à 4 personnes minimum). Sa fonction est d’aider le syndic à bien gérer l’immeuble et au moindre coût ! (l’alerter des problèmes, lui demander une intervention, le rencontrer si nécessaire, être présent pour accueillir une entreprise qu’il a mandatée, vérifier les comptes en fin d’année etc…).

Être membre du CS demande quelques heures d’investissement personnel par an (sans doute un peu plus la 1ère année, le temps que tout se mette en place). Avis donc aux candidats qui ont déjà un peu d’expérience de la copropriété et/ou simplement beaucoup de sens pratique et le goût de l’initiative.

• le budget prévisionnel de 2015 (et ses projections pour les deux années suivantes, c’est l a loi !).
• le montant du fond de roulement (le + souvent 10% du budget prévisionnel),

[blockquote">Ne pas oublier : Dans la foulée de l’AG le syndic fraîchement élu procèdera au 1er appel de charge, pour le trimestre en cours 1/4 sur la base du budget prévisionnel voté, augmenté du fond de roulement.[/blockquote">

• Les résolutions proposées par les copropriétaires (les compteurs divisionnaires par exemple si elle figure à l’OJ de votre immeuble). Ce sont des questions comme celles-ci qui demandent qu’on prenne le temps de la discussion.

[blockquote">À noter : La majorité qualifiée n’est pas la même pour tous les points de l’OJ : elle est fonction de la nature de la question et peut aller (le + souvent) de la majorité des présents/représentés à (rarissime) l’unanimité des copropriétaires. Le syndic rappelle à chaque fois que nécessaire, la majorité qualifiée requise. Après comptabilisation et vérification des voix, les résultats de chaque vote sont portés au PV de l’AG.
[/blockquote">

ASL / AFUL

La plupart des immeubles des Docks font partie d’un ensemble immobilier (Manhattan, Kroma….) et font donc partie d’une ASL (Association Syndicale Libre) ou d’une AFUL (Association Foncière Urbaine Libre).
Ce sont des sortes de supra-syndics qui gèrent toutes les questions qui relèvent de l'ensemble de la résidence concernée (espaces verts, voies privées, contrat de travail du gardien, maintenance de la sous-station CPCU etc...) c'est-à-dire des postes de dépenses importants, dépenses ensuite réparties entre les différentes copropriétés de la résidence au prorata de leur importance, comme pour les charges d'immeuble.

[blockquote">A noter : l'ASL/AFUL (dans le cas de Manhattan en tout cas !) vote elle-même sa propre rémunération (comme nos députés et sénateurs!). [/blockquote">

Chaque copropriétaire est membre de droit de l’ ASL ou de l’AFUL de sa résidence mais c’est le syndic de son immeuble qui l’y représente (là encore c’est ce qui est prévu pour l’ASL de Manhattan ! Vérifiez ce qui est prévu pour votre résidence). C'est pourquoi il est judicieux que chaque copropriété, avant l’élection de son 1er syndic, obtienne l’engagement des candidats sur les points suivants:

• Tenir l’AG de copropriété annuelle de l’immeuble avant l’AG annuelle de l’ASL ou de l’AFUL pour….

• …. Informer les copropriétaires des résolutions soumises à l’AG de l’ASL/ l’AFUL et discuter avec eux des positions qu’il défendra ensuite, au cours de cette AG sur chacun de ces points et en leur nom.

Une ASL/AFUL ne doit pas fonctionner sans contrôle de ses mandants !

• Accepter la participation de copropriétaires désignés de l’immeuble aux AG de l’ASL/AFUL

En général le règlement des ASL/AFUL prévoit que seuls les syndics des différents immeubles siègent aux AG et y disposent du droit de vote (C‘est le cas pour Manhattan. Vérifiez pour votre résidence). Il est pourtant important que les copropriétaires de chacun des immeubles insistent pour avoir des représentants à ces AG, pas en tant que simples auditeurs mais avec droit de parole et même avec droit de vote. (Pour Manhattan Cogedim a accepté de mettre cette résolution à l’ordre du jour des immeubles bien qu’elle semble difficilement compatible avec le règlement de l’ASL Manhattan).
Cette présence garantira la transparence de toutes les décisions prises par les ASL/AFUL et permettra aux copropriétaires de vérifier que leurs demandes et leurs attentes sont bien prises en compte.


Le syndic et la réception/livraison des parties communes des immeubles et des résidences :

Une des 1ères tâches des syndics fraîchement élus sera la réception des parties communes des immeubles et, dans le cadre des ASL ou des AFUL, de celles des résidences.
Il me paraît important d’avoir aussi l’accord des candidats sur le point suivant :

• Lors de la réception des parties communes de l’immeuble/de la résidence, présence à leurs côtés de copropriétaires (désignés au cours de l’AG).
Pour les copropriétaires désignés (et volontaires !) ce sera l’occasion de connaître les zones d’accès réservés de l’immeuble/de la résidence (et pas seulement son escalier, son appartement !). C’est souvent extrêmement utile aussi pour discuter de certaines résolutions en AG

En théorie, la réception des parties communes doit intervenir avant la livraison des lots privatifs. Comme pour la livraison des lots privatifs il peut y avoir (y aura sans doute !) des réserves à faire. Il est important, me semble-t-il, que les copropriétaires soient associés à cette étape de la mise en place de la copropriété/de leur résidence

L’ensemble de ces informations sont générales. Elles doivent donc être ajustées en fonction de chacun des immeubles et des résidences (lisez les règlements de copropriété, les règlements des ASL et des AFUL pour plus de détails !).

©Photo: Franck Badaire Photographe

[Proposée par Richardjo]